Intelligens dokumentumkezelés
Dokumentum archiválás, Dokumentum menedzsment,
A modern irodai kommunikáció nélkülözhetetlen funkciói közé tartozik a dokumentumok digitalizálása és indexelése, a karakterfelismerés, valamint a speciális formátumokra történő átalakítás. A bizhub sorozat optimális lehet olyan irodában, ahol átfogó és kiterjedt dokumentum kezelésre és archiválásra van szükség. A dokumentum arhciválásakezdődhet közvetlenül a berendezés kijelzőjénél, amelyen az összes szükséges információ megjelenik pl. a dokumentum típusa, mérete, egyéb információk (időpont, dátum). A szolgáltatók opciós szoftver kínálatukkal garantálják a hozzáférést a legtöbb háttér alkalmazáshoz, beleértve a Document Management Systems, az Enterprise Content Management Systems, Microsoft SharePoint stb.
Az elmúlt években a vállalatoknál a feldolgozandó iratok száma egyre csak nő. A dolgozók munkaidejének 15-30%-át általában az iratok előkeresése teszi ki, mivel ezek legtöbbször rendezetlenül, strukturálatlanul vannak eltárolva. A levelek, számlák, szerződések kézileg való szétválogatása, és a megfelelő helyre való továbbítása ugyanakkor rengeteg időt emészt fel. Ne hagyja, hogy a papírmunka gátat szabjon cége fejlődésének, szabaduljon meg a monoton adminisztrációs munkától!
- A digitalizált munkafolyamatoknak köszönhetően nem az alkalmazottak hasznos ideje megy el a manuális papíralapú folyamatokkal.
- Nem emészt fel sok időt a dokumentumok előkeresése,továbbítása a megfelelő személynek, osztálynak, vagy célmappának.
- Az alkalmazottaknak nem kell rendszertelenül e-mailben, fájl szerveren továbbítani a fájlokat. Továbbá az újragépelésre sem lesz szükség ahhoz, hogy egy szkennelt fájl szerkeszthető, kimásolható legyen.
A professzionális Dokumentum Beolvasó és Menedzsment megoldás segít kezelni a az összes adminisztrációhoz kapcsolódó munkafolyamatot. Hatékony szkennelő és feldolgozó alkalmazások megkönnyítik a kimenő és bejövő információáramlást és összeköttetést nyújtanak további átfogó tartalom és dokumentummenedzsment rendszerekkel, biztosítva a hatékony elosztást, továbbítást.
Dokumentum beolvasás
A Konica Minolta dokumentumrögzítő metódusa biztosítja, hogy a beolvasott papíralapú dokumentum azonnali osztályozáson menjen át a későbbi feldolgozás megkönnyítése érdekében. Rögtön a megfelelő helyre továbbítja a dokumentumokat, mindezt olyan egyszerűen, mint egy átlagos szkennelési folyamat. Hatékonnyá teszi az információ beolvasást bármilyen fajta iratról, mint például számlákról, szerződésekről, kitöltött űrlapokról. Az összes rögzítési folyamat előre meghatározható, mely a dokumentum típusának megfelelően alakítható ki. Például a szerződések szkennelése során mindig hozzáadhatjuk indexelő információként az ügyfél azonosítót is a már meglévő adatbázisból kiválasztva. A beolvasás ugyanakkor nem csak MFP-ről indítható, hanem ún. Hotfolderből vagy megadott e-mail fiókból is.
A megfelelő hatékonyságú digitalizálás elengedhetetlen az optimalizálás érdekében. A szkennelt dokumentum számos fájltípusba konvertálható, a felhasználónak nem szükséges azt kézileg begépelnie, így rengeteg idő takarítható meg. A papír alapú irat digitalizálása egyetlen kattintással lehetővé teszi a szövegesen értelmezhető fájlok létrehozását, ami nagyban elősegíti a későbbi feldolgozást.
Dokumentum feldolgozás
A dokumentum beolvasása közben az optikai karakterfelismerés (OCR) és az optikai jelfelismerés (OMR) használatával elvégezhető a dokumentumok osztályozása, így a feldolgozás teljesen automatikusan történik a bemeneti adatok alapján. Folyamat szempontjából releváns adatok is kinyerhetők ebben a fázisban a vállalatirányítási rendszerek számára a további munkavégzéshez. Az optikai karakterfelismerés (OCR) a képalapú fájlokat szövegesen értelmezhető elektronikus dokumentummá alakítja át, így nem szükséges azokat begépelni.
A letisztult folyamatok optimalizálják a belső működést, egyszerűsítik a napi rutint és értékes időt takarítanak meg. Az olyan önműködő folyamatok, mint a vonalkód felismerés, a zónaOCR és az űrlapfelismerés biztosítja azt, hogy a feldolgozás automatikusan, jelentősen kevesebb emberi beavatkozással menjen végbe.
Dokumentum elosztás
A dokumentum típusától és osztályozásától függően az iratok nem csak a feldolgozáson, felismerésen esnek át, hanem a megfelelő helyre is közvetlenül érkeznek be, akár további munkafolyamathoz kapcsolódva. A megfelelő eszközök segítik eldönteni a dokumentum típusa és egyéb metaadatok alapján, hogy melyik célhelyre kell közvetíteni a feldolgozott iratot.
A rendszer kompatibilis a legtöbb vállalatirányítási rendszerrel (EPR,DMS, CMR, stb…), könnyű az integráció és a közvetlen kapcsolat leegyszerűsíti, lerövidíti a belső folyamatokat.
Tartalom- és dokumentummenedzsment
A dokumentum menedzsment kényelmes és egyszerű segítséget nyújt mind a dokumentum megosztásban, mind a könnyű átszerkeszthetőségben és az adatok biztonságos archiválásában egyaránt. Ehhez kapcsolódóan átfogó hitelesítési lehetőségeket nyújt a dokumentumok, tárak hozzáféréshez, jogosultságnak megfelelően. A dokumentumok kezelésénél lehetőség van széljegyzetek feltüntetésére a dolgozók által (pl. jóváhagyáskor). Ezek is segítik, hogy a visszatekintésnél egyértelmű legyen, hogy milyen módosítások keletkeztek az adott dokumentumon. A tartalommenedzsment munkafolyamatok alkalmazása segít a vállalatoknak átláthatóvá tenni a belső szervezeti működést és növelni a hatékonyságot. Számos előnyhöz juthatunk a menedzselt tartalomkezelés révén, beleértve a költségcsökkenést az információkezelésben, a rövidebb feldolgozási időt a beérkező információkkal szemben, könnyebb együttműködést a társosztályokkal, amely nagyobb hatékonyságot, termelékenységet tesz lehetővé. Ezeknek az előnyöknek köszönhetően jobb jövedelmezőség érhető el, biztosítottak a vállalati folyamatok és az előírásoknak való megfelelés.
Néhány példa tipikus irodai munkafolyamatokra
1. Papíralapú dokumentum digitalizálása zóna OCR-el
A munkafolyamat a recepcióra beérkező levelekkel kezdődik. A számlák a szkennelés után digitalizáláson és indexelésen esnek át, majd továbbítódnak a könyvelők megfelelő mappájába a beszerzési osztályon. Az alkalmazás átnevezi a dokumentumot a beérkezés dátumával, sorszámával és a beazonosított beszállító nevével ellátva, majd értesíti a hozzárendelt könyvelőt az új számla érkezéséről.
2. A számla jóváhagyása
A beszerzési osztály leellenőrzi a hozzájuk beérkezett számlát a Tartalom Menedzsment alkalmazás segítségével és ennek függvényében átállítja a számla állapotát „Átutalásra jóváhagyott”-ból „Átutalva” állapotúra.
3. Gyors visszakereshetőségi lehetőség
Az ügyfél ellenőrizni szeretné a legfrissebb számlák közül egy adott beszállítót, legutóbbi fizetési kondíciói alapján. A kényelmes, indexelt szkennelt dokumentumok révén a kívánt számla másodpercek alatt visszakereshető. Hozzáfűzhetőek további megjegyzések is a számlához a megfelelő feldolgozás és továbbítás végett.
4. Automatikus felmérés összesítés
A marketing osztály piackutatást végez ügyfelein. A visszaérkező kérdőíveket beszkennelve a multifunkciós eszközön, a program automatikusan felismeri, kinyeri a válaszokat és továbbítja a ezeket az adatokat egy strukturált összesítő fájlba.
5. Tartalom összehangolás
A felmérés alapján elkészül az új termékkatalógus a marketing osztályon. Az új verzió összeállításához több társosztály is bevonásra kerül. Hogy összeálljon minden adat és grafika a minőségi munkához, egy közös tárhelyen dolgoznak. A speciális megjegyzések, verziókövetés és hozzáférési jogok biztosítják, hogy a megfelelő személy mindig a legutóbbi verzión dolgozzon, nyomon követve minden változást.
A Konica Minolta bizhub A3-as berendezései szkennerként kiválthatják az asztali A4-es szkennereket. A 22 lap/perces eszközöktől kezdődően szkennelési sebességük 70 lap/perc színesben és fekete-fehérben egyaránt. Szkennelési funkciók: email címre szkennelés, FTP, SMB, Box-ba szkennelés (HDD szükséges), USB szkennelésés TWAIN szkennelés. Támogatott fájl formátumok: JPEG, TIFF, PDF, kompakt PDF, XPS és kompakt XPS.
Cimkék:
