Biztonság és jogosultságkezelés

Az egyértelmű felhasználó azonosítás és a jogosultságok megfelelő kiosztása nagyban segíti, hogy illetéktelen kezekbe információ ne kerülhessen. A szoftver architektúra és a titkosított kapcsolat biztosítja a magas védelmi szintet a nyomtatási folyamatok során. A dokumentum csak közvetlenül az azonosítás után kerül nyomtatásra, így azt nem veheti át más, illetve nem keveredhet el a többi nyomtatvány között. Pontosan nyomon követhető, hogy ki mit nyomtatott ki. A web interfész használata is jogosultsághoz van kötve, így megóvja a nyomtatási környezet bizalmas adatait.

• védelem az illetéktelen használat ellen a YSoft SafeQ terminálokkal
• felhasználó azonosítás PIN kóddal, mágnes-/chip kártyával és/vagy felhasználónév + jelszóval
• nyomtatási jogosultságok egyszerű kezelése felhasználók -, osztályok - vagy beosztás szerint
• azonnali rálátás, hogy ki milyen dokumentumot nyomtat melyik eszközön
• könnyen beállítható hozzáférési jogosultságok és funkció használat engedélyezés

Gyakori probléma, hogy a felhasználó nem törli az idő közben feleslegessé vált dokumentumot a nyomtatási listából, illetve hogy nem állítja át fekete-fehérre a színes nyomtatást. Ez a SafeQ-val felszerelt MFP-ken egyszerűen szabályozható, alapértelmezetté tehető.

• biztonsági nyomtatás Follow-me funkcióval, amellyel a nyomtatások bármely eszköznél lehívhatóak
• a megosztott nyomtatási listák használatával a nyomtatásra küldött dokumentumok elérhetőek pl. egy csoporton belül mindenki számára
• nyomtatási feladatok kezelése webes felületen vagy közvetlenül a nyomtatónál (pl. újranyomtatás, törlés, stb.), akár nyomtatásra küldés után is
• nyomtatási szabályrendszer a dokumentumok nyomtatás előtti szerkesztéséhez - a papír, ill. toner pazarlás elkerülésére
• nyomtatások lehívhatósága a szervezethez tartozó bármely telephelyen - földrajzi vagy technológiai határok nélkül

A SafeQ minden nyomtatási képet eltárol egy központi, szerveren és csak ezután küldi ki a kívánt nyomtatóhoz a dokumentumot a „Follow me” funkció révén. Nem csak az lehetséges, hogy bárhol nyomtassunk, hanem az is hogy bárhonnan, akár mobiltelefonról is interneten keresztül.

Egyszerűen nyomonkövetheti az MFP-ken elvégzett műveleteket. A központi rendszerben kerül rögzítésre, hogy mely azonosító alatt milyen műveletek történtek. Az így eltárolt adatokból később riport nyerhető, melyek alapján könnyen kiszúrható, hol találunk indokolatlanul magas nyomtatási számot. Utána számolhat, mennyit költ pontosan a nyomtatásra, fénymásolásra.

• minden nyomtatási-, másolási és szkennelési művelet pontos nyomon követése
• könnyen áttekinthető, előre beállított riportsablonok felhasználók -, osztályok - vagy beosztás szerint
• lehetőség saját riportok összeállítására egyedi igényeknek megfelelően
• automatikus riportküldés email fiókba vagy mappába a kiválasztott formátumban ((html, xls, xml, csv, PDF)
• statisztikák, amelyek alátámasztják a YSoft SafeQ pozitív hatását

A legtöbb esetben az üzleti folyamatok hatékonyságának növelése érdekében elengedhetetlen a papír alapú dokumentumok digitalizálása. A SafeQ továbbfejlesztett szkennelési funkciói segítenek ezeket a folyamatokat felgyorsítani.

A rendszer segítségével a szkennelés során egy előre beállított e-mail címre, vagy mappába egy gombnyomással elküldhető a digitalizált formula, így azt nem egy közös, rendezetlen mappából kell kinyerni, illetve nem kell minden alkalommal megadni az elérési útvonalat.

• szkennelés egyetlen kattintással automatikusan felhasználói mappába vagy emailbe
• szkennelési folyamat meghatározása a dokumentum paramétereivel
• lehetőség komplex szkennelési folyamatok összeállítására

A SafeQ bármilyen méretű irodának a hasznára lehet. Az sem jelent problémát, ha különböző távoli irodákat, központokat szeretnénk összeköttetésbe hozni. A „Privát felhő” létrehozásával központi vezérlést és irányítást hozhatunk létre az egész vállalatra kiterjedően, még akkor is, ha ezek területileg távol esnek egymástól. Ezáltal az ismételten elvégzendő munkák és egyéb redundanciák megszűntethetőek.  Az IT osztály számára az egész rendszer felügyelhető, látható az állapota, kihasználtsága, probléma esetén azonnali reagálást tesz lehetővé.

• a teljes nyomtatási környezet központi adminisztrációja és felügyelete a szervezet összes telephelyéről, egyetlen web interfész használatával
• a beállítások automatikus érvényesítése minden telephelyen
• a hálózati nyomtatási környezet optimalizációja
• nyomtatási szolgáltatások biztosítása minden telephelyen, még a központi szerver meghibásodása esetén is