Adatbiztonság fontossága a nyomtatásban
Sajnos még napjainkban is számtalanszor előfordul, hogy nagyon sok vállalat még mindig nem kezeli prioritásként a nyomtatás biztonságát, annak ellenére, hogy több mint 60 százalékukat már érte nyomtatással összefüggésbe hozható adatszivárgás, derült ki a Quocirca felméréséből.
A multifunkciós nyomtatók (MFP-k) a vállalatok értékes erőforrását képzik, amelyet az is bizonyít, hogy a vállalatok 75 %-a nyilatkozott úgy, hogy kritikus jelentősége van a nyomtatásnak az üzleti tevékenységük szempontjából. Mindezekből adódóan nem meglepő tény, hogy a nem megfelelő védelemmel ellátott eszközök könnyen az adatszivárgások áldozatává válhatnak, amelyek hatalmas kárt képesek a vállalatoknak okozni.
A nem megfelelő védelemmel működő multifunkciós nyomtatók továbbá azért is jelentenek veszélyt, mert ezek az eszközök memóriaegységgel és merevlemezzel is rendelkeznek, valamint hálózatra is csatlakoznak, vagyis ugyanannyira sérülékenyek adatbiztonság szempontjából, mint más digitális eszköz. Mindezeken felül ezek az berendezések plusz kockázatot is jelentenek azon okból, hogy egyszerre egy egész irodát kiszolgálnak, ahol az eszközre jutó felhasználók száma sokkal magasabb mint bármely másik eszközön, amelyek külső és belső védelmére sokkal több gondot fordítanak a vállalatok, derül ki szintén a felmérésből.
A Quocirca által végzett kutatásból továbbá még az az információ is kiderült, hogy a pénzügyi és professzionális szolgáltatásokat nyújtó szektor szereplői sokkal tudatosabbnak mondhatók a nyomtatási infrastruktúra védelmét illetően, mint a gyártó és kereskedő vállalatok, valamint a közszféra szervezetei.
További információk, kutatási hivatkozás: http://quocirca.com/wp-content/uploads/2018/06/Quocirca-Print-Security-Jan-2017-Report-Excerpt.pdf
Hogyan védhető hatékonyan a vállalati nyomtatókörnyezet?
- Felhasználó azonosítás
Az MFP-k esetében a legsérülékenyebb pontként azonosítható az, hogy bárki névtelenül nyomtathat rajta. Melynek kiküszöbölésre nagyszerű megoldást jelenthet a PIN-kódos, chipkártyás vagy a biometrikus felhasználó-azonosítás, amelynek révén adott dokumentumot csak az a személy nyomtathatja ki, aki jogosult annak tartalmához.
Ennek a megoldásnak számos előnye is van a vállalata számára: az érzékeny dokumentumok nem fognak felügyelet nélkül heverni az MFP tálcáján, és a felhasználók is sokkal jobban oda fognak figyelni arra, hogy csak annyi példányt nyomtassanak amennyi tényleg szükséges, ezáltal óvják is a környezetünket.
Továbbá az MFP-k felhasználói azonosításának az alkalmazása esetében fontos előnye még a munkáltatónak az, hogy a gépek részletes információkat tudnak szolgáltatni felhasználóként vagy költség helyenként a nyomtatási költségekről, amelyek biztosítani tudják a teljes kontrollt a nyomtatások, fénymásolások, szkennelések és faxolások felett.
Az előnyökhöz sorolható még az is, hogy az azonosított felhasználók munkáját abban is képesek segíteni a nyomtatók, hogy azokat akár személyenként is testre lehet szabni, vagy akár minden eszközön azonos kezelő felülettel ellátni, amely nagymértékben leegyszerűsítheti és felgyorsíthatja a készülékek alkalmazását, kiküszöbölve az esetleges hibafaktorokat.
- Adattitkosítás
A beszkennelt valamint a nyomtatásra átküldött dokumentumok képét az MFP-k a merevlemezükön tárolják, amely adatokat a biztonsági szempontból célszerű titkosítani.
- Nyomtatáskezelő megoldás
Az IT-osztály vagy egy IT szolgáltató vállalat alkalmazása is sokat segíthet a nyomtatások biztonságossá tételében, egy nyomtatáskezelő megoldás bevezetésével. Amely megoldás mindaddig a szerverén várakoztatja a gépre küldött feladatot, amíg az azt küldő felhasználó nem azonosítja magát magán az eszközön.
